Archivos y documentos largos

Puedes subirle archivos y trabajar sobre ellos: contratos, estados de cuenta, catálogos, manuales, hojas de cálculo, presentaciones, fotos de documentos. Esta es probablemente la función que más tiempo te va a ahorrar y la que menos gente usa, porque casi nadie se entera de que existe hasta que se lo enseñan.

Qué puede leer bien

• PDF, Word, texto plano: sin problema, incluso de muchas páginas.
• Excel y hojas de cálculo: sí, y además puede hacer cuentas sobre los datos.
• Imágenes y fotos: lee texto de una foto, incluso escrito a mano si es legible. Sirve para tickets, notas y documentos que solo tienes en papel.
• Presentaciones: lee el contenido de las diapositivas.

Dos cosas que sí fallan y conviene que sepas antes de frustrarte: un PDF escaneado torcido, con sombra o de baja resolución se lee mal —vuelve a fotografiarlo de frente y con luz—, y una hoja de cálculo con celdas combinadas, encabezados a media tabla y columnas sin nombre confunde a cualquiera, humano o no. Eso se arregla en el módulo 10.

El error que arruina el resultado

Subir el archivo y escribir «resúmelo». Vas a recibir un resumen correcto y perfectamente inútil, porque un resumen sin propósito trata todos los temas por igual. Un contrato de arrendamiento de doce páginas resumido «en general» te va a contar de qué trata el inmueble; a ti lo que te importaba era si te pueden subir la renta a media vigencia.

La estructura que sí funciona

1. 1Di qué es el documento: «es el contrato de renta del local», «es el estado de cuenta de agosto».
2. 2Di para qué lo estás leyendo: vas a firmar, vas a reclamar, vas a decidir, vas a cobrar.
3. 3Di qué quieres de vuelta y en qué forma: una lista de riesgos, una tabla, tres párrafos, un sí o un no.
4. 4Di qué no te interesa, para que no te lo llene de relleno.

Te subo el contrato de [qué es]. Lo voy a firmar [cuándo] y mi posición es la de [arrendatario / proveedor / cliente / contratista].

Dame:
1. En una frase, qué estoy aceptando.
2. Mis obligaciones concretas, con fechas y montos.
3. Lo que me deja desprotegido o me puede costar dinero, ordenado de lo más grave a lo menos.
4. Las cláusulas que pediría negociar, con la redacción alternativa que propondrías.
5. Cualquier cosa que esté escrita de forma confusa o ambigua.

Cita textualmente la parte del documento en la que te basas para cada punto. Si algo no viene en el contrato, dilo en vez de suponerlo.

Ese «cita textualmente» del final es la línea más importante del prompt y sirve para cualquier documento. Te deja verificar en diez segundos si lo que te está diciendo de verdad está escrito ahí, en lugar de creerle. Con documentos largos es la diferencia entre una herramienta y una ruleta.

Te subo [qué documento es] del periodo [fechas].

Quiero decidir [qué vas a decidir con esto].

Dame una tabla con: concepto, monto, fecha y a qué categoría lo asignarías.
Después, tres observaciones sobre lo que ves: qué creció, qué se repite y qué se ve raro.

No redondees los montos. Si una cifra no se lee bien en el documento, márcala como ilegible en vez de adivinarla.

Varios documentos a la vez

Aquí es donde deja de ser un truco y empieza a ser una herramienta de trabajo. Puedes subir tres cotizaciones y pedir una tabla comparativa. Puedes subir el contrato del año pasado y el nuevo y pedir exactamente qué cambió. Puedes subir seis meses de estados de cuenta y preguntar en qué se te está yendo el dinero.

Te subo [número] cotizaciones para [qué necesitas contratar].

Arma una tabla comparativa con: proveedor, precio total, qué incluye, qué NO incluye, tiempo de entrega y condiciones de pago.

Después dime:
- Cuál es más barato de verdad, contando lo que cada uno deja fuera.
- Qué le falta a cada cotización que yo debería preguntar antes de decidir.
- Cuál elegirías tú y por qué, sabiendo que mi prioridad es [precio / tiempo / calidad].